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Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung gilt für unsere Website heko-bs.de und für die App „Highspeed vor Ort“. Die Angaben zur App finden Sie unter „Datenverarbeitung im Einzelnen“ im Abschnitt „App Highspeed vor Ort“.

Wir freuen uns, dass Sie unsere Website besuchen. Der Schutz und die Sicherheit Ihrer persönlichen Informationen bei der Nutzung unserer Website ist für uns sehr wichtig. Wir möchten Sie daher an dieser Stelle darüber informieren, welche Ihrer personenbezogenen Daten wir beim Besuch unserer Website erfassen und für welche Zwecke diese verwendet werden. Bei personenbezogenen Daten handelt es sich um Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person (Betroffener), z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen, Nutzerverhalten. Hierbei handelt es sich also um Daten, mit denen wir Sie identifizieren können. Darüber hinaus finden Sie hier vereinzelt auch Informationen zu Datenverarbeitungsprozessen außerhalb dieser Website (z.B. Videokonferenzen oder Newsletter).

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Heko Büroservice GmbH & Co. KG An Fürthenrode 53 52511 Geilenkirchen Telefon: 02451 / 66066 E-Mail: info@heko-bs.de

Datenschutzbeauftragte/r

exkulpa gmbh Waldfeuchter Str. 266 52525 Heinsberg Telefon: 02452 / 99 33 11 E-Mail: datenschutz@heko-bs.de

Allgemeines

Diese Datenschutzerklärung erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an die Transparenz bei der Verarbeitung personenbezogener Daten. Dies sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Hierzu gehören beispielsweise Informationen wie Ihr Name, Ihr Alter, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer, Ihr Geburtsdatum, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre IP-Adresse oder das Nutzerverhalten beim Besuch einer Website. Informationen, bei denen wir keinen (oder nur mit einem unverhältnismäßigen Aufwand) Bezug zu Ihrer Person herstellen können, z.B. durch Anonymisierung, sind keine personenbezogenen Daten. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten (bspw. das Erheben, das Abfragen, die Verwendung, die Speicherung oder die Übermittlung) bedarf immer einer gesetzlichen Grundlage und eines definierten Zwecks.

Gespeicherte personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Verarbeitung erreicht wurde und es keine rechtmäßigen Gründe für eine weitere Aufbewahrung der Daten gibt. Wir informieren Sie in den einzelnen Verarbeitungsvorgängen über die konkreten Speicherfristen bzw. Kriterien für die Speicherung. Unabhängig davon, speichern wir Ihre personenbezogenen in Einzelfällen zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen und bei Vorliegen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

Informationen nach Art. 13 DS-GVO

Diese Informationen richten sich an Kunden, Interessenten, Lieferanten und Mitarbeiter. Ihre personenbezogenen Daten werden von uns zu folgenden Zwecken verarbeitet:

  • Zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten denen wir Ihnen gegenüber verpflichtet sind (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
  • Zur Durchführung vorvertraglicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 Lit. b DSGVO).
  • Zur Beantwortung von Anfragen (Art. 6 abs. 1 Lit. b DSGVO).
  • Sofern Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben (etwa zum Empfang unseres Newsletters), findet die Datenverarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung statt (Art. 6 Abs. 1 Lit. a DSGVO).
  • Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, denen unser Unternehmen unterliegt (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
  • Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten auch zur Wahrung unserer berechtigten Interessen, insbesondere zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und die Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten oder die Gewährleistung der IT-Sicherheit, zur Konsultation von und dem Datenaustausch mit Auskunfteien zur Ermittlung von Bonitäts- und Ausfallrisiken, zur Direktwerbung und Marktforschung soweit Sie der Nutzung Ihrer Daten zu diesem Zweck nicht widersprochen haben, bei Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten, bei Maßnahmen zur Produkt- und Vertriebsoptimierung, bei Maßnahmen zur Risikosteuerung, zur Verhinderung oder Aufklärung von Straftaten (Art. 6 Abs. 1 Lit. f DSGVO).

Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Innerhalb unseres Unternehmens haben nur diejenigen Mitarbeiter Zugriff auf die Daten, die diese unbedingt zur Erfüllung Ihrer Aufgaben benötigen (need-to-know-Prinzip). Einzelne Prozesse und Serviceleistungen werden durch sorgfältig ausgewählte und datenschutzkonform beauftragte Dienstleister ausgeführt, die Ihren Sitz innerhalb des EWR haben. Sofern von uns beauftragte Dienstleister bei der Durchführung Ihrer Leistungen Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten, wurden mit diesen Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO geschlossen.

Dauer der Datenspeicherung

Die von uns verarbeiteten Daten werden für die Dauer des Bestehens und der Abwicklung des Vertragsverhältnisses sowie unter Einhaltung von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert. Dies sind insbesondere handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO). Die regelmäßigen Aufbewahrungs- bzw. Dokumentationsfristen belaufen sich hiernach auf bis zu zehn Jahre. Kommt es zu keinem Vertragsverhältnis, verarbeiten wir die Daten nur so lange, wie es der konkrete Zweck erfordert.

Ihre Betroffenenrechte

Als Betroffener haben Sie folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegenüber uns:

  • Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person bei uns verarbeiteten Daten.
  • Recht auf Berichtigung oder Löschung, sofern diese falsch, nicht aktuell oder unrechtmäßig von uns erhoben worden sind.
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, sofern eine vollständige Löschung nicht möglich ist, z.B. weil wir gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu wahren haben.
  • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung, sofern sich die Datenverarbeitung auf eine Interessenabwägung (das sogenannte berechtigte Interesse) stützt, wie oben unter „Zweck der Verarbeitung" beschrieben. Dies ist der Fall, wenn die Verarbeitung insbesondere nicht zur Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen erforderlich ist. Bei Geltendmachung Ihres Widerspruchsrechts bitten wir um Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollten.

Selbstverständlich können Sie auch der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Zwecke der Werbung jederzeit widersprechen. Richten Sie Ihren Widerspruch hierzu an unsere im Impressum angegebene Adresse oder schreiben Sie uns eine E-Mail an die im Impressum angegebene Adresse.

  • Recht auf Widerruf, sofern Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben. Ihren Widerruf können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen gegenüber unserem Unternehmen geltend machen. Wenden Sie sich hierzu bitte an Impressum angegebene Adresse.
  • Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch unser Unternehmen zu beschweren.

Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich gerne per E-Mail an Impressum angegebene Adresse wenden.

Cookies

Cookies sind kleine Textdateien, die im Rahmen Ihres Besuchs unserer Internetseiten von uns an den Browser Ihres Endgeräts gesendet und dort gespeichert werden. Alternativ zum Einsatz von Cookies können Informationen auch im lokalen Speicher (local storage) Ihres Browsers gespeichert werden. Einige Funktionen unserer Internetseite können ohne den Einsatz von Cookies bzw. local storage nicht angeboten werden (technisch notwendige Cookies). Andere Cookies ermöglichen uns hingegen verschiedene Analysen, sodass wir beispielsweise in der Lage sind, den von Ihnen verwendeten Browser bei einem erneuten Besuch unserer Webseite wiederzuerkennen und verschiedene Informationen an uns zu übermitteln (nicht notwendige Cookies). Mithilfe von Cookies können wir unter anderem unser Internetangebot für Sie nutzerfreundlicher und effektiver gestalten, indem wir etwa Ihre Nutzung unserer Website nachvollziehen und Ihre bevorzugten Einstellungen (bspw. Länder- und Spracheneinstellungen) feststellen. Sofern Dritte über Cookies Informationen verarbeiten, erheben diese die Informationen direkt über Ihren Browser. Cookies richten auf Ihrem Endgerät keinen Schaden an. Sie können keine Programme ausführen und keine Viren enthalten.

Über die jeweiligen Dienste, für die wir Cookies einsetzen, informieren wir in den einzelnen Verarbeitungsvorgängen. Ausführliche Informationen zu den eingesetzten Cookies finden Sie in den Cookie-Einstellungen oder im Consent Manager dieser Website.

Ihre Rechte

Unter den Voraussetzungen der gesetzlichen Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) haben Sie als betroffene Person folgende Rechte:

  • Auskunft gem. Art. 15 DSGVO über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten in Form von aussagekräftigen Informationen zu den Einzelheiten der Verarbeitung sowie eine Kopie Ihrer Daten;
  • Berichtigung gem. Art. 16 DSGVO von unrichtigen oder unvollständigen Daten, die bei uns gespeichert sind;
  • Löschung gem. Art. 17 DSGVO der bei uns gespeicherten Daten, soweit die Verarbeitung nicht zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
  • Einschränkung der Verarbeitung gem. Art. 18 DSGVO, soweit die Richtigkeit der Daten bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, wir die Daten nicht mehr benötigen und Sie deren Löschung ablehnen, weil Sie diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gem. Art. 21 DSGVO erhoben haben.
  • Datenübertragbarkeit gem. Art. 20 DSGVO, soweit Sie uns personenbezogene Daten im Rahmen einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder auf Grundlage eines Vertrages gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bereitgestellt haben und diese durch uns mithilfe automatisierter Verfahren verarbeitet wurden. Sie erhalten Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format bzw. wir übermitteln die Daten direkt an einen anderen Verantwortlichen, soweit dies technisch machbar ist.
  • Widerspruch gem. Art. 21 DSGVO gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, soweit diese auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. e, f DSGVO erfolgt und dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Das Recht auf Widerspruch besteht nicht, wenn überwiegende, zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachgewiesen werden oder die Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erfolgt. Soweit das Recht auf Widerspruch bei einzelnen Verarbeitungsvorgängen nicht besteht, ist dies dort angegeben.
  • Widerruf gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihrer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.
  • Beschwerde gem. Art. 77 DSGVO bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verstößt gegen die DSGVO. In der Regel können Sie sich an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes wenden.

Datenverarbeitung im Einzelnen

Nachfolgend informieren wir Sie über die einzelnen Verarbeitungsvorgänge, den Umfang und den Zweck der Datenverarbeitung, die Rechtsgrundlage, die Pflicht zur Bereitstellung Ihrer Daten und die jeweilige Speicherdauer. Eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall, einschließlich Profiling findet nicht statt.

App „Highspeed vor Ort“

Die App „Highspeed vor Ort“ (im Browser unter app.highspeedvorort.de und als iPhone-App) ist ein internes Arbeitswerkzeug für unsere Mitarbeiter und Vertriebspartner im Außendienst. Sie dient der Zeiterfassung, dem Tagesreporting, der Erfassung von Aufträgen, der Einsatz- und Tourenplanung sowie der Planung von Abwesenheiten. Die App enthält keine Werbung und kein Tracking. Sie wertet nicht aus, wie Mitarbeiter die App nutzen. Die Administration kann Tagessummen der eigenen Unternehmenskanäle abrufen; das ist bei den Empfängern beschrieben.

Art und Umfang der Verarbeitung

In der App verarbeiten wir folgende Daten:

  • Konto: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nicht im Klartext, nur als kryptografischer Hash gespeichert), zugeordnete Projekte und Berechtigungen (z. B. Planung, Auftragserfassung, Extern, HEKO oder Administration).
  • Anmeldung: Sitzungsdaten (Sitzungs-Cookie, IP-Adresse, Browser- bzw. Gerätekennung) für eine sichere Anmeldung.
  • Arbeitszeit: Arbeitstag, Beginn und Ende, der von Ihnen eingegebene Einsatzort (Ortsname, kein GPS-Standort), Vertriebsorganisation und Projekt.
  • Tagesreporting: Anzahl der erfassten Geschäftsfälle je Produktart und Ihre Notiz.
  • Aufträge: Kalenderwoche, Truck, Region, Postleitzahl, Einsatzort, Datum, Vertriebsorganisation, Geschäftsfall, Auftragsnummer, Quell- und Zieltarif, Geschäftsvorfall, Tarifkennung, Punkte, Abschlussprovision, Portalhinweis, Datum der TV-Inbetriebnahme, eine Bemerkung, die Provisions-ID und der AVIA-Status, jeweils mit Ihrem Namen. Die Provisions-ID und der Status stammen aus dem täglichen Abgleich mit der Firmenliste und werden nur zur passenden Auftragsnummer gespeichert. Bei REV-Aufträgen gibt es keine Provisions-ID. Mobilfunk-Aufträge zusätzlich: Netz (TK oder CO), Geschäftsfall NEU oder VVL, Ixus bei einer Telekom-Vertragsverlängerung, Tarif, Tarifkennung, Punkte und eine optionale Portalinfo. Kundennamen, Telefonnummern und Geburtsdaten werden nicht erfasst.
  • CRM (Home2Home): Firmenname, Branche, Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Website von Firmen-Leads sowie Kampagne, Gebiet, Notiz, Qualifizierung, Voranbieter, Telekom-Kunde, Status, Anrufe (Zeitpunkt, ungefähre Dauer, Versuchszahl und Ergebnis), Bemerkungen und Wiedervorlagen (Datum und Uhrzeit). Es werden nur Firmen übernommen, keine Privatpersonen. Zugriff haben nur die Administration und Personen mit CRM-Freigabe.
  • Einsatzplanung: Ihre Wohnadresse bzw. Ihr Wohnort und Ihre Postleitzahl (sofern angegeben) sowie die daraus berechneten Koordinaten und Fahrstrecken, um Einsätze in Ihrer Nähe zu planen. Sperrt eine Administration die Bearbeitung der Einsatzplanung, speichern wir die Kennung dieses Kontos und den Zeitpunkt, solange die Sperre gilt.
  • Abwesenheiten: Urlaubs- und Abwesenheitstage.
  • Ansprechpartner von Agenturen: Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse, soweit sie von der Planung eingetragen werden.
  • Empfehlungsprogramm TellScale: Sofern Ihnen ein persönlicher Empfehlungslink des Empfehlungsprogramms TellScale zugewiesen ist, speichern wir diesen Link. Die App erzeugt daraus einen QR-Code, den Kunden scannen können. Über den Link werden Empfehlungen Ihrer Person zugeordnet. Scannt ein Kunde den QR-Code, ruft er die Seite von TellScale auf; dort gilt die Datenschutzerklärung von TellScale. Die App selbst übermittelt keine Daten an TellScale.
  • Ansicht: Zeitraum, Euro- oder Punkte-Darstellung, Sortierung, Dichte, Spalten, Sparte und Filter von Auswertung und Auftragserfassung, gespeichert in Ihrem Konto. Die Suche bleibt auf Ihrem Gerät und wird nicht übertragen.

Auf Ihrem Gerät speichert die App technische Einstellungen (z. B. das zuletzt gewählte Projekt) und die Suchbegriffe in Auswertung und Auftragserfassung im lokalen Speicher des Browsers bzw. der App. Zeitraum, Darstellung und Filter speichern wir in Ihrem Konto, damit dieselbe Ansicht auf jedem Gerät gilt. Der Sitzungs-Cookie ist technisch notwendig.

Zweck und Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung dient der Durchführung des Beschäftigungs- bzw. Vertragsverhältnisses (Arbeitszeit, Reporting, Auftragserfassung, Einsatzplanung, Empfehlungsprogramm) auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sitzungs- und Sicherheitsdaten, die Nutzung der Karten- und Routendienste sowie der Abruf von Tagessummen der eigenen Unternehmenskanäle beruhen zusätzlich auf unserem berechtigten Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Betrieb der App und an der Auswertung der eigenen Kanäle (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Empfänger und Dienstleister

Innerhalb unseres Unternehmens sehen nur berechtigte Personen (Planung und Administration) die Daten anderer Nutzer.

Hosting: Die App läuft auf einem Server von OVHcloud in einem Rechenzentrum in London (Vereinigtes Königreich). Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO). Die Auftragsverarbeitung ist in den Vertragsbedingungen von OVHcloud geregelt.

Karten und Routen: Beim Anzeigen der Karte lädt Ihr Gerät Kartenbilder von OpenStreetMap (OpenStreetMap Foundation, St John’s Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, Vereinigtes Königreich) und Fahrrouten vom Routendienst routing.openstreetmap.de (FOSSGIS e.V., Deutschland). Dabei wird Ihre IP-Adresse an diese Dienste übertragen. Für die Einsatzplanung übermittelt unser Server Adressen, Postleitzahlen und Koordinaten ohne Namen an die Adresssuche Nominatim (OpenStreetMap Foundation) und an den Routendienst.

Netzabdeckungskarte: Die Seite „T-Map“ zeigt im Browser eine eingebettete Karte der Telekom Deutschland GmbH. In der iPhone-App öffnet sich diese Karte in einem Browserfenster (Safari). Beim Öffnen werden Ihre IP-Adresse und gegebenenfalls Ihr Einsatzort an die Telekom übertragen.

Termine: Die App zeigt Termine aus unserem Teamup-Kalender (Teamup Solutions AG, Zürich, Schweiz). Berechtigte Personen können dort über die App Termine anlegen, ändern und löschen. Der Abruf läuft über unseren Server; Ihr Gerät verbindet sich nicht direkt mit Teamup. Titel, Teilnehmer und Notizen der Termine werden nicht gespeichert. Für eine abgeschlossene Kalenderwoche speichern wir je Projekt die tägliche Terminzahl, die zugeordnete Kalenderkennung, den Standort und die Postleitzahl aus der Einsatzplanung sowie den Zeitpunkt des Abschlusses. Eine Administration kann diesen Terminzahl-Stand mit Begründung korrigieren; die frühere Fassung bleibt erhalten. Auftragszahlen, Werte und Punkte gehören nicht zu diesem Stand. Für die Schweiz besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO).

Auftragsabgleich: Einmal am Tag lädt unser Server die AVIA-Arbeitsmappe vom Netzwerkspeicher der HEKO Technik (nas.heko-technik.de). Übernommen werden nur Auftragsnummer, Provisions-ID und Status. Adressen und die übrigen Spalten werden nicht gespeichert. Die Datei selbst wird nicht behalten. Die Verbindung ist verschlüsselt; das Zertifikat ist firmenintern.

Datensicherung: Jeden Abend sichert unser Server die gesamte Datenbank der App auf den Netzwerkspeicher der HEKO Technik (nas.heko-technik.de). Die Sicherung wird vor dem Versand auf unserem Server verschlüsselt (AES-256); den Schlüssel hat nur unser Server, nicht der Netzwerkspeicher. Die Verbindung ist verschlüsselt. Sicherungen werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Sie dienen nur der Wiederherstellung nach einem Ausfall. Der Netzwerkspeicher steht in Deutschland. Im Sicherungsprotokoll stehen die Kennung des Administrators, der den Schlüssel für die Offline-Kopie abgerufen, eine Sicherung von Hand gestartet oder das Zertifikat des Netzwerkspeichers geändert hat, und der Zeitpunkt, aber nie der Schlüssel selbst.

Kanalstatistiken: Unser Server ruft bei Meta Platforms Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland, Tagessummen der eigenen Unternehmensprofile ab (Aufrufe, Reichweite, Interaktionen, Abonnentenstand, neue Abonnements, Profilaufrufe, Link-Klicks). Übermittelt werden nur der hinterlegte Zugangsschlüssel und der Abfragezeitraum. Es werden keine Daten der App-Nutzer, keine Listen von Abonnenten, keine Kommentare, keine Nachrichten, keine Suchbegriffe und keine demografischen Angaben übermittelt oder gespeichert. Die Verbindung ist verschlüsselt (HTTPS). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Auswertung der eigenen Kanäle (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Teilen über WhatsApp: Wenn Sie eine Standortmeldung oder einen Tagesreport teilen, öffnet die App WhatsApp mit einem vorbereiteten Text. Daten werden erst übertragen, wenn Sie diesen Text selbst in WhatsApp absenden.

Die iPhone-App wird über den App Store von Apple bereitgestellt. Für den Download gilt die Datenschutzerklärung von Apple.

Speicherdauer

Ihre Kontodaten speichern wir, solange Ihr Konto besteht. Sie können Ihr Konto jederzeit selbst in der App unter „Konto“ → „Konto löschen“ löschen. Dabei werden Ihr Konto, Ihre Anmeldedaten und Sitzungen, Ihre Wohnadresse, Ihr Profilbild, Ihre Projektzuordnungen, Ihre Abwesenheiten, Ihre gespeicherte Ansicht (Auswertung und Auftragserfassung) und Ihr TellScale-Link gelöscht. Steht Ihre Kennung an der Sperre der Einsatzplanung, wird nur diese Kennung entfernt; die Sperre selbst bleibt, bis sie eine Administration aufhebt. Steht Ihre Kennung im Sicherungsprotokoll, wird nur diese Kennung entfernt; Zeitpunkt und Art des Eintrags bleiben. Steht Ihre Kennung an einem Terminzahl-Abschluss, wird nur diese Kennung entfernt; Zeitpunkt, Terminzahl, Standort und Postleitzahl bleiben als Geschäftsunterlage. Arbeitszeit, Tagesberichte, erfasste Aufträge und Firmen-Leads im CRM bleiben als Geschäftsunterlagen mit Ihrem Namen erhalten, solange dies für die Abrechnung oder aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. In den verschlüsselten täglichen Datensicherungen bleiben gelöschte Daten noch höchstens 30 Tage erhalten und werden dann mit der jeweiligen Sicherung gelöscht.

Anmeldesitzungen laufen spätestens 7 Tage nach der letzten Nutzung ab. Datensicherungen werden täglich erstellt und nach 14 Tagen automatisch gelöscht. Tagessummen der Kanalstatistiken enthalten keine Daten einzelner Personen und bleiben als Geschäftsunterlage gespeichert. Im Abrufprotokoll stehen die Kennung des Administrators, der einen Abruf oder einen CSV-Import ausgelöst hat, der Zeitpunkt und das Ergebnis, aber keine Zugangsdaten und keine Statistikwerte. Diese Protokolle werden nach 180 Tagen gelöscht. Der Hash einer bereits importierten CSV-Datei bleibt gespeichert, damit dieselbe Datei nicht doppelt übernommen wird; darin steht auch die Kennung des Administrators, der den Import ausgelöst hat.

Bereitstellung der Website

Bei Aufruf und Nutzung unserer Website erheben wir die personenbezogenen Daten, die Ihr Browser automatisch an unseren Server übermittelt. Die folgenden Informationen werden temporär in einem sog. Logfile gespeichert:

  • IP-Adresse des anfragenden Rechners
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs
  • Name und URL der abgerufenen Datei
  • Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL)
  • Verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Rechners, sowie der Name Ihres Access-Providers

Unsere Website wird nicht von uns selbst gehostet, sondern bei einem Dienstleister, der für den Zweck der Bereitstellung der Website die zuvor genannten Daten in unserem Auftrag gem. Art. 28 DSGVO verarbeitet.

Der Einsatz des Hosters erfolgt zum Zwecke der Vertragserfüllung gegenüber unseren potenziellen und bestehenden Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und im Interesse einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots durch einen professionellen Anbieter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wir setzen folgenden Hoster ein:

Host Europe GmbH Hansestrasse 111 51149 Köln

Kontaktformular

Art und Umfang der Verarbeitung

Wenn Sie uns Anfragen zukommen lassen (z.B. per Kontaktformular, E-Mail oder Telefon), speichern wir sämtliche Daten, die hieraus hervorgehen (z.B. Name, E-Mail-Adresse, Thema der Anfrage etc.). Diese Daten benötigen wir, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und um Anschlussfragen beantworten zu können. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Zweck und Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. Andernfalls beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) wenn Sie diese zuvor abgegeben haben.

Speicherdauer

Die von Ihnen im Kontaktformular eingegebenen Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

Kontaktformular für Bewerber

Art und Umfang der Verarbeitung

Sie haben auf unserer Website die Möglichkeit, sich bei uns zu bewerben (z. B. per E-Mail, postalisch oder via Online-Bewerberformular).

Zweck und Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten der Bewerber im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. b. DSGVO und § 26 BDSG nach deutschem Recht (Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses) und – sofern Sie eine Einwilligung erteilt haben – Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar. Ihre personenbezogenen Daten werden innerhalb unseres Unternehmens ausschließlich an Personen weitergegeben, die an der Bearbeitung Ihrer Bewerbung beteiligt sind.

Ist die Bewerbung erfolgreich, werden die von Ihnen eingereichten Daten auf Grundlage von § 26 BDSG und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zum Zwecke der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses in unseren Datenverarbeitungssystemen gespeichert.

Speicherdauer

Ihre Daten werden über einen Zeitraum von 6 Monaten über die Beendigung des Bewerbungsverfahrens hinaus gespeichert. Dies erfolgt in der Regel zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen bzw. der Abwehr von etwaigen Ansprüchen aus gesetzlichen Vorschriften. Anschließend sind wir verpflichtet, Ihre Daten zu löschen bzw. zu anonymisieren. In diesem Falle stehen uns die Daten nur noch als sogenannte Metadaten ohne direkten Personenbezug für statistische Auswertungen zur Verfügung (beispielsweise Frauen- bzw. Männeranteil an Bewerbungen, Anzahl an Bewerbungen pro Zeitraum etc.).

Sofern ersichtlich ist, dass die Daten nach Ablauf der 6-Monatsfrist erforderlich sein werden (z. B. aufgrund eines drohenden oder anhängigen Rechtsstreits), findet eine Löschung erst statt, wenn der Zweck für die weitergehende Aufbewahrung entfällt.

Aufnahme in den Bewerber-Pool

Im Rahmen der Bewerbung bieten wir den Bewerbern die Möglichkeit an, in unseren „Talent-Pool" für einen Zeitraum von 12 Monaten auf Grundlage einer Einwilligung im Sinne der Art. 6 Abs. 1 lit. a. DS-GVO aufgenommen zu werden.

Die Bewerbungsunterlagen im Talent-Pool werden allein im Rahmen von künftigen Stellenausschreibungen und der Beschäftigtensuche verarbeitet und werden spätestens nach Ablauf der Frist vernichtet. Die Bewerber werden darüber belehrt, dass deren Einwilligung in die Aufnahme in den Talent-Pool freiwillig ist, keinen Einfluss auf das aktuelle Bewerbungsverfahren hat und sie diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen können.

Sofern Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ein Angebot für eine Anstellung bei uns erhalten und dieses annehmen, speichern wir die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten mindestens für die Dauer des Angestelltenverhältnisses.

Präsenzen auf Social-Media-Plattformen

Datenverarbeitung durch soziale Netzwerke

Wir betreiben öffentlich zugängliche Profile in sozialen Netzwerken. Die im Einzelnen von uns genutzten sozialen Netzwerke finden Sie weiter unten.

Soziale Netzwerke wie Facebook, Twitter etc. können Ihr Nutzerverhalten in der Regel umfassend analysieren. Durch den Besuch unserer Social-Media-Präsenzen werden folgende datenschutzrelevante Verarbeitungsvorgänge ausgelöst:

Wenn Sie bei Ihrem Social Media-Konto angemeldet sind und unser Profil besuchen, kann der Betreiber dieses sozialen Mediums diesen Besuch nachvollziehen. Unabhängig davon kann der Betreiber Ihre Daten (z.B. IP-Adresse) unter Umständen auch dann verarbeiten, wenn Sie nicht in Ihrem Konto angemeldet sind oder Sie gar kein Konto besitzen.

Der Betreiber fasst diese Daten in Nutzerprofilen zusammen, in denen Ihre Präferenzen und Interessen hinterlegt sind. Diese Profile werden zur Schaltung von personalisierter Werbung in- und außerhalb der jeweiligen Social-Media-Präsenz verwendet. Sollten Sie über einen Account beim jeweiligen sozialen Netzwerk verfügen, kann die personalisierte Werbung auf allen Geräten angezeigt werden, auf denen Sie eingeloggt sind oder eingeloggt waren.

Je nach Plattform können ggf. weitere Verarbeitungsvorgänge von den Betreibern der Social-Media-Portale durchgeführt werden, hierauf haben wir keinen Einfluss. Details hierzu entnehmen Sie den Nutzungsbedingungen und Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Social-Media-Portale.

Rechtsgrundlage

Unsere Social-Media-Auftritte sollen eine möglichst umfassende Präsenz im Internet im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gewährleisten. Die von den Betreibern der sozialen Netzwerke durchgeführten Analyseprozesse beruhen ggf. auf abweichenden Rechtsgrundlagen, die von den jeweiligen Anbietern anzugeben sind.

Verantwortlicher und Geltendmachung von Rechten

Wenn Sie einen unserer Social-Media-Auftritte (z. B. Facebook) besuchen, sind wir gemeinsam mit dem Betreiber der Social-Media-Plattform für die bei diesem Besuch ausgelösten Datenverarbeitungsvorgänge verantwortlich. Sie können Ihre Rechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Beschwerde) grundsätzlich sowohl ggü. uns als auch ggü. dem Betreiber des jeweiligen Social-Media-Portals (z. B. Facebook) geltend machen.

Trotz der gemeinsamen Verantwortlichkeit mit den Social-Media-Portal-Betreibern haben wir keinen vollumfänglichen Einfluss auf die Datenverarbeitungsvorgänge der Portale. Unsere Möglichkeiten richten sich maßgeblich nach der Unternehmenspolitik des jeweiligen Anbieters.

Speicherdauer

Die unmittelbar von uns über die Social-Media-Präsenz erfassten Daten werden von unseren Systemen gelöscht, sobald Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insb. Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

Auf die Speicherdauer der von den sozialen Netzwerken erfassten Daten haben wir keinen Einfluss. Für Einzelheiten dazu informieren Sie sich bitte direkt bei den Betreibern der sozialen Netzwerke (z. B. in deren Datenschutzerklärung, siehe unten).

Facebook-Seite

Wir verfügen über ein Profil bei Facebook. Anbieter dieses Dienstes ist die Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland. Die erfassten Daten werden auch in die USA und in andere Drittländer übertragen.

Wir haben mit Facebook eine Vereinbarung über gemeinsame Verarbeitung (Controller Addendum) geschlossen, in der festgelegt wird für welche Datenverarbeitungsvorgänge wir bzw. Facebook verantwortlich ist. Diese Vereinbarung können Sie unter folgendem Link einsehen: https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum.

Sie können Ihre Werbeeinstellungen selbstständig in Ihrem Nutzer-Account anpassen. Klicken Sie hierzu auf folgenden Link und loggen Sie sich ein: https://www.facebook.com/settings?tab=ads.

Die Datenübertragung in die USA wird auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gestützt. Details finden Sie hier: https://www.facebook.com/legal/EU_data_transfer_addendum und https://de-de.facebook.com/help/566994660333381.

Nähere Informationen zur Datenverarbeitung durch Facebook finden Sie unter https://www.facebook.com/about/privacy/.

Videokonferenzen

Datenverarbeitung

Wir verwenden Online-Konferenz-Tools, um mit unseren Kunden zu kommunizieren. Die Tools, die wir im Einzelnen verwenden, sind unten aufgeführt. Wenn Sie mit uns per Video- oder Audiokonferenz kommunizieren, werden Ihre persönlichen Daten von uns und dem Anbieter des jeweiligen Tools erfasst und verarbeitet.

Die Tools erfassen die von Ihnen bereitgestellten Daten, einschließlich Ihrer E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Sie verarbeiten auch, die Dauer der Konferenz, wann Sie an der Konferenz teilgenommen haben, Anzahl der Teilnehmer und andere Metadaten.

Zusätzlich verarbeitet der Anbieter des Tools alle technischen Daten, die zur Abwicklung der Konferenz erforderlich sind. Dies umfasst insbesondere IP-Adressen, MAC-Adressen, Geräte-IDs, Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon oder Lautsprecher sowie die Art der Verbindung.

Wenn Sie Inhalte in diesem Dienst teilen, werden diese auf den Servern der Anbieter gespeichert. Dazu gehören Cloud-Aufnahmen, Chat-Nachrichten, Sprachnachrichten sowie Fotos und Videos, die Sie während der Nutzung dieses Dienstes geteilt haben.

Bitte beachten Sie, dass wir nicht vollumfänglich Einfluss auf die Datenverarbeitungsvorgänge der verwendeten Tools haben. Nähere Hinweise zur Datenverarbeitung durch die Konferenztools entnehmen Sie den Datenschutzerklärungen der jeweils eingesetzten Tools.

Zweck und Rechtsgrundlagen

Die Konferenz-Tools werden genutzt, um mit angehenden oder bestehenden Vertragspartnern zu kommunizieren oder bestimmte Leistungen gegenüber unseren Kunden anzubieten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Des Weiteren dient der Einsatz der Tools der allgemeinen Vereinfachung und Beschleunigung der Kommunikation mit uns bzw. unserem Unternehmen (berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wenn Sie zuvor eine Einwilligung zur Datenverarbeitung abgegeben haben, findet die Verarbeitung Ihrer Daten allein auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO statt; die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Speicherdauer

Die unmittelbar von uns über die Video- und Konferenz-Tools erfassten Daten werden von unseren Systemen gelöscht, sobald Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Gespeicherte Cookies verbleiben auf Ihrem Endgerät, bis Sie sie löschen. Zwingende gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

Wir haben keinen Einfluss auf die Speicherdauer Ihrer Daten, die von den Betreibern der Konferenz-Tools zu eigenen Zwecken gespeichert werden. Für Einzelheiten dazu informieren Sie sich bitte direkt bei den Betreibern der Konferenz-Tools.

Stand: 10. November 2026